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Annonce | Réf:OE-0201
L’ONG Projet Jeune Leader recherche un (1) Responsable Achat et Approvisionnement. / il y a 3 jours
Budget indicatif :
€
Expire le :
11/05/2025
Description :
- Élaborer le budget mensuel dans cette catégorie (achats de biens de volumes importants) suivant les directives des équipes et/ou les besoins identifiés.
- Maintenir une base de données des fournisseurs et prestataires à consulter à jour pour la fourniture de biens et services, mettant en évidence les considérations prix-qualité des biens proposés.
- Suivre l'exécution des contrats, relancer si besoin les fournisseurs afin de limiter les erreurs ou retards de livraison.
- Préparer et suivre les commandes lancées
- Lancer les commandes de biens après élaboration des justificatifs nécessaires (bon de commande, factures pro-forma, PV de comparaisons de prix…)
- Suivre le paiement des fournisseurs et les éventuelles réclamations
- Contrôler les marchandises livrées, leurs conditions de transport, et /ou la conformité des services
- Contrôler les factures, régler les éventuels litiges
- Élaborer les documents relatifs à la passation des marchés et participer aux processus de passation des marchés pour l’acquisition des biens.
- Participer à l’élaboration du plan d’acquisition des biens semestriel.
- Vérifier au fur et à mesure la complétude des pièces liées aux dépenses effectuées (facture, bons de livraison, fiches de décharge, …).
- Communiquer au Logisticien les commandes effectuées à fur et à mesure pour que ce dernier puisse préparer les fiches de décharge correspondantes et autres étapes logistiques.
- Transmettre aux Responsable Financier toutes les pièces comptables y afférentes pour exécution du paiement à chaque échéance définie dans le contrat/bon de commande
- Analyser la qualité des biens livrés et noter les remarques dans la base de données des fournisseurs
- Tenir à jour le registre des bons de commande et contrats
- Aviser le Directeur Administratif et Financier en cas de surplus de dépense avant d’exécuter la dépense en question ; élaborer un avenant budgétaire si nécessaire.
- Appuyer l’actualisation des procédures administratives, financières, et logistiques et la communication de ces dernières aux équipes concernées.
- Fournir des idées et feedbacks pour améliorer l’efficience du département logistique et administratif.
- Assurer le classement et archivage des documents du passation des marchés (d’une manière ordonnée selon les dispositions requises par le manuel de procédures pour être disponibles pour des revues internes et externes ultérieures)
- Recueillir et fournir les informations nécessaires demandés dans le cadre des audits et/ou revues en relation avec la passation de marchés.
- Assurer le suivi des recommandations d’audit en matière de passation des marchés
- Mettre à jour la base de données des fournisseurs et consultants qualifiés (à la suite d’une évaluation des performances) au fur et à mesure des appels d’offres et/ou appel à manifestations d’intérêts au cours de la mise en œuvre des budgets
- Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires pour les marchés récurrents de fournitures et équipements
- Veiller à ce que les différentes étapes du processus de passation des marchés s’effectuent de manière transparente et conformément aux dispositions du manuel de procédures de PJL : depuis le lancement des appels d’offres/consultations, l’évaluation des offres, l’approbation des propositions des marchés, la demande de non-objection (si nécessaire), la signature et la notification des marchés, l’exécution, la livraison et la réception des travaux, des biens et services ayant fait l’objet des marchés
Compétences requises :
- Compétences en Passation de marché
- Maitrise des logiciels de gestion des stocks
- • Connaissance des principes de la gestion budgétaire et du suivi financier des achats
- • Connaissance du contexte économique et du marché des fournisseurs à Madagascar
- • Familiarité avec les exigences et procédures des bailleurs de fonds sur l’acquisition et achats de biens
